DORADZTWO W PROCESIE UZYSKANIA CERTYFIKATU AEO – zbędny koszt czy opłacalna inwestycja?

Z Moniką Michasiewicz-Krzątałą właścicielką firmy K.A.V. specjalizującej się w doradztwie i szkoleniach dla podmiotów ubiegających się o status AEO, o potrzebie i korzyściach współpracy z ekspertami podczas wdrażania certyfikatu AEO, rozmawia Marcin Złoch.

Skąd w UE pomysł na certyfikat AEO? Trzeba się o niego ubiegać?

– Z potrzeby zwiększania kontroli w międzynarodowym obrocie towarowym, a co za tym idzie poczucia bezpieczeństwa. Świadectwo/certyfikat Upoważnionego Przedsiębiorcy (eng. Authorised Economic Operator – AEO) wprowadzono w Unii Europejskiej w 2008 r. po tym jak wszystkie kraje członkowskie Światowej Organizacji Ceł (WCO) podjęły decyzję o wdrożeniu standardów bezpieczeństwa w handlu międzynarodowym. Podobny program bezpieczeństwa został najpierw wprowadzony w USA – C-TPAT. Jednak obecnie działają już w wielu krajach WCO, tj. Kanada, Japonia, Chiny, Norwegia, Szwajcaria, a docelowo będą obowiązywać we wszystkich krajach WCO.
   Ubieganie się o świadectwo AEO jest dobrowolne, aby uzyskać certyfikat AEO, podmiot unijny, biorący udział w międzynarodowym obrocie towarowym musi spełnić warunki i kryteria określone w przepisach wspólnotowych m.in. w zakresie zgodności z prawem celnym i wymogami bezpieczeństwa.
Zmiany w przepisach wspólnotowych wprowadziły zaostrzone środki bezpieczeństwa przy jednoczesnym  wprowadzeniu przywilejów dla wiarygodnych przedsiębiorców AEO.
   Teoretycznie jest więc tylko „marchewka”, czyli korzyści przewidziane dla podmiotów AEO – najnowsza, to fakt wejścia w życie umowy o wzajemnym uznawaniu świadectw z Japonią. Jednak zgodnie z obowiązującymi przepisami, podmiot, który chce utrzymać lub uzyskać pozwolenie na stosowanie procedur uproszczonych, musi spełnić takie same wymogi i kryteria jakie stawiane są podmiotom w postępowaniu AEO. Co więcej, czas na przystosowanie firmy obecni posiadacze procedur uproszczonych mają do końca 2011r. Widmo utraty wykorzystywanych w dotychczasowej działalności uproszczeń celnych, można chyba nazwać „kijem”.

Przypomnijmy jeszcze jakie firmy mogą ubiegać się o certyfikat AEO?

– Grono firm jest dość szerokie. Jeżeli przedsiębiorstwo, jest częścią międzynarodowego łańcucha dostaw, czyli działa jako: eksporter, importer, przewoźnik, spedytor, agencja celna, prowadzi magazyn celny, czy produkuje towary przeznaczone na eksport, może stać się upoważnionym przedsiębiorcą. W zależności od zakresu prowadzonej działalności firma podejmuje decyzję co do rodzaju świadectwa. Dla przypomnienia są 3 rodzaje: uproszczenia celne (AEOC), bezpieczeństwo i ochrona (AEOS) oraz świadectwo pełne (AEOF), które łączy obydwa wymienione obszary.

Czy jest możliwe uzyskanie statusu upoważnionego przedsiębiorcy bez pomocy specjalizującej się w takich działaniach firmy doradczej?

– Tak jest to możliwe, udało się to niektórym firmom. Jednak wszystkie one potwierdzą, że wymagało to ogromnego nakładu pracy i czasu.
   W mojej opinii każdy powinien robić to, co umie najlepiej, jest to dla wszystkich najbardziej efektywne. Dla eksperta specjalizującego się w doradztwie AEO proces certyfikacji i związane z nim wymogi to chleb powszedni, dlatego powierzoną pracę wykona szybciej i wbrew pozorom taniej. I co bardzo ważne, będzie ona profesjonalnie wykonana. Tymczasem pracownik, który na co dzień wykonuje inną pracę, gdy zostaje dociążony nowymi obowiązkami, nie posiadając doświadczenia w tym zakresie, potrzebuje czasu na to, aby najpierw poznać ten złożony temat, a potem metodą prób i błędów starać się sprostać wymaganiom AEO. W efekcie taki pracownik nie jest w stanie wykonywać swoich obowiązków na dotychczasowym poziomie, często jego pracę musi wykonać ktoś innych, kto także musi poświecić dużo czasu, aby wdrożyć się w nowe zadania, pracownik może oczekiwać dodatkowego wynagrodzenia lub proces przygotowania może trwać wiele miesięcy. Każdy przedsiębiorca wie, że takie rozwiązania są bardzo kosztowne.
   Często mamy także klientów, którzy poświęcili wiele czasu i pracy na samodzielne przygotowanie i w efekcie trafiają do nas, gdyż przygotowana dokumentacja nie jest akceptowana przez organ celny. I nie ma w tym nic dziwnego. Fakt, że ktoś jest doskonałym agentem celny nie oznacza, że musi umieć dokonywać analizy ryzyka procesów w firmie i pisać procedury. Podobnie można być bardzo dobrym pełnomocnikiem ds. jakości, a nie posiadać wystarczającej wiedzy i doświadczenia w zakresie stosowania przepisów celnych.
   Dlatego podobnie jak w przypadku innych usług, przedsiębiorcy korzystają z pomocy wyspecjalizowanych firm zewnętrznych. Współpraca z ekspertami, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w projektach AEO, gwarantuje firmie szybkie i profesjonalne przygotowanie do uzyskania certyfikatu AEO.

Na jakie wsparcie ze strony konsultantów może liczyć firma ubiegająca się o status upoważnionego przedsiębiorcy?

– Tutaj mogę powiedzieć, jak to wygląda przy współpracy z naszą firmą. Ponieważ mamy wieloletnie doświadczenie w postępowaniach przed organami celnymi (nie tylko AEO), a także w opracowywaniu i wdrażaniu procedur (także ISO), naszym klientom oferujemy pomoc na każdym etapie postępowania AEO. Wspieramy przedsiębiorców na etapie przygotowania jak i w trakcie trwania postępowania w sprawie statusu AEO, a nawet reprezentujemy klientów przed Izba celną.
   Najważniejszy jest etap przygotowania, który rozpoczyna się od oceny poziomu przygotowania przedsiębiorstwa do ubiegania się o świadectwo AEO. Przeprowadzając audyt procesów w przedsiębiorstwie pomagamy klientom w dokonaniu samooceny, w tym w identyfikacji istniejących procedur i ewentualnych braków oraz potencjalnego ryzyka. Staramy się w pełni wykorzystywać, to co już posiada przedsiębiorca, a nawet wskazać z czym sam da sobie radę.
   Następnie w ścisłej współpracy z klientem przygotowujemy brakujące procedury lub uzupełniamy istniejące, tak, aby pokrywały one istotne z punktu widzenia postępowania AEO obszary ryzyka. Opracowujemy lub dostosowujemy system bezpieczeństwa informacji do wymagań stawianych w postępowaniu. Naszym celem jest, aby procedury opisywały i wspierały rzeczywiste procesy w przedsiębiorstwie, dlatego nasi klienci nie mają problemów z ich wdrożeniem.
   Kolejnym etapem jest przygotowanie wniosku, kwestionariusza postępowania audytowego i innych wymaganych dokumentów. Ale to nie koniec. Wspieramy naszych klientów w trakcie postępowania, w szczególności podczas audytu przeprowadzanego przez Izbę Celną, pomagamy w przygotowaniu dodatkowych dokumentów oraz wyjaśnień dla organu, a na koniec pomagamy we wdrożeniu ewentualnych zaleceń organu.
   Jesteśmy z naszymi klientami także w momencie, gdy napotkają nieprzewidziane trudności i potrzebują fachowego wsparcia w sporze z organem celnym.

Przedstawiciele firm zainteresowanych uzyskaniem statusu upoważnionego przedsiębiorcy mogą skorzystać także z organizowanych przez firmy konsultingowe szkoleń.

– Tak, chętnie dzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem podczas organizowanych przez nas warsztatów. Szkolenia kierujemy do różnych grup odbiorców. Najczęściej są to przedsiębiorcy, którzy chcą sami przygotować firmę do uzyskania certyfikatu AEO lub chcą pogłębić swoją wiedzę zanim podejmą decyzję o skorzystaniu z pomocy doradców.
   Najbardziej efektywne są szkolenia „na miarę”, dla konkretnej firmy z uwzględnieniem i dostosowaniem do specyfiki działalności przedsiębiorstwa.
   Udział w szkoleniu pozwala uczestnikom lepiej zrozumieć przebieg postępowania w sprawie przyznania statusu AEO. Uczestnicy poznają sposoby na wypełnienie warunków i kryteriów AEO oraz na zarządzanie potencjalnymi trudnościom, jakie przedsiębiorstwo może napotkać w toku postępowania.
   Prowadzimy też szkolenia dla podmiotów AEO. Ich celem jest wsparcie w zakresie zarządzania ryzykiem celnym. Podczas warsztatów można dowiedzieć się jak identyfikować i zarządzać ryzykiem celnym. Zdobyta wiedza i umiejętności pomagają w utrzymaniu certyfikatu AEO i ułatwią przechodzenie kolejnych audytów.

Na jakie korzyści ze współpracy z firmą doradczą może liczyć firma ubiegająca się, lub posługująca statusem AEO?

– Prócz tego, że będzie szybko i profesjonalnie – my trzymamy rękę na pulsie. Jesteśmy na bieżąco ze zmianami w przepisach wspólnotowych i krajowych, a nawet projektami zmian i informujemy o nich naszych klientów. Przykładowo w kwietniu 2011r. zostały wdrożone przepisy dotyczące wzajemnego uznawania świadectw z zakresu bezpieczeństwa i ochrony pomiędzy krajami Wspólnoty Europejskiej a Japonią, nasi klienci wiedzieli o tym jako pierwsi. W związku z ta zmianą Komisja Europejska wprowadziła zmiany w kwestionariuszu samooceny oraz notach wyjaśniających. W Polsce kwestionariusz postępowania audytowego także zostanie uaktualniony. Przedsiębiorcy, którzy są w trakcie przygotowania do ubiegania się o świadectwo AEO i w najbliższym czasie zamierzają składać kwestionariusz, powinni zwrócić na to uwagę.

Dziękuję za rozmowę.

O nas

K.A.V. Monika Michasiewicz-Krzątała jest firmą należącą do SuccessXplor Group. Aby bliżej poznać naszą organiacację zapraszamy na www.successxplor.com

Od 2009r. K.A.V. realizuje projekty doradcze i szkoleniowe w obszarze bezpieczeństwa dla firm z różnych branż. Aby pomóc naszym Klientom zrealizować założone cele, współpracujemy z doświadczonymi doradcami, certyfikowanymi audytorami i trenerami.

Budujemy efektywne zespoły eksperckie na potrzeby konkretnego projektu.

Kategorie